調査書の入力ミスと手間を軽減

調査書の手間・入力ミスを解決するには？

調査書はご存知の通り進学・就職の際に送付する書類であり、普段の学習態度・学校生活に関する情報が記載されています。

現行は裏表の両面一枚となっており、学年ごとの評定や出欠、部活動やその他特別な活動などについては箇条書きやコメント等を記載しなければなりません。もし生徒の情報が一元管理されていない場合、調査書を作るに当たって過去の年度の情報を引っ張り出し書き写したり、特筆事項なども記憶・記録をたどって探さねばなりません。

手間の削減だけでなく、事故防止も

それだけの情報を入力するので、どこかで入力欄のズレや誤入力が発生するのも無理はありません。とくに評定部分などはすべて数字入力になるため、キーボードの押し間違いも想定されます。

もし間違って本来の評定よりと異なる数値の調査書を送付してしまったら、深刻な事態も充分に考えられます。

入力ミスや毎回入力する手間を解消するためには、これまでの評定を正しく入力して学期ごとにデータベース化、調査書の作成時には新たに入力する数値やコメントはほとんどない状態にし、学校内で徹底管理しておく必要があるでしょう。

教務システム・校務支援システムがもたらす利点

教務システムや公務支援システムを導入することで、上記の入力ミスや手間は間違いなく軽減されるでしょう。それ以外にも調査書としてかなりのメリットがあります。

従来の調査書に添付する情報のみでは、生徒が成し遂げた事項に対してどのように努力したかは不明です。しかし電子化することで調査書＋ポートフォリオなどの構成を取る事が可能になり、実際に作成した論文や作品の画像なども添付できるようになります。

また、在学中に取得した資格の証明書・大会で獲得した賞状・トロフィーなどの画像を添付でき、記載事項が虚偽で無い事を確実に証明できます。

つまり、調査書自体の情報量をより豊かなものにでき、生徒の魅力をこれまで以上に伝える事が出来るようになるのです。

そのほかのメリット

その他にも印刷・配送の手間を大幅に削減できるメリットもあります。

学生全員分の調査書（しかも提出先が複数ある生徒が大多数）を作成するとなると、切手、紙や封筒、プリンターのインクなどの出費と封入の手間が必要です。また、提出側の教員・事務員が本来の作業をそっちのけで書類作成し、受け取る側も全員分を再度PCへ打ち込むなど二度手間です。

しかし電子化してしまえば、システム経由で大学に提出できるなどかなりの作業が楽になり、二度手間となる入力作業も不要になる可能性があります（それぞれ使用している教務システムがお互いのデータを読み取れる場合に限る）。

手間を減らし、より生徒の活動をわかりやすく伝えられる調査書を作成できる。教務システムは教員にも生徒にもメリットをもたらしてくれます。

先生にも生徒にもやさしい！
教務システム選定ガイド