教務システムにあると便利な機能例

ミスや手間を軽減させる教務システムの機能

教務システムには入力ミスや手間を減らすための数多くの機能が搭載されており、先生方の負担を軽減できます。機能の一部をご紹介しましょう。

通知表、要録、調査書などの資料一元化

入力したデータは全てデータベースで一元管理され、書類に応じて必要なデータを参照するシステムとなっています。そのため、通知表の評定は調査書へと直結し、3年間全てまとまったら自動的に指導要録としてまとまります。当然ですがシステムによる数字のズレや参照ミスは発生しません。それぞれを別々に作成する事も管理することも無く、教務システム1つあれば充分です。

ミスを防ぐエラーチェック機能

テストの結果等の蓄積データから自動的に評定の想定範囲を算出し、間違った数字を入力するとエラー表示をしてくれるなど、うっかりミスのサポートも対応。記入漏れや更新忘れ、誤字などもチェックしてくれるものもあります。また、致命的なミスが起こりやすいExcelデータのコピーペーストは出来ないようになっているものもあります。

教務システムの機能はアナログ操作に近いと便利

実際の帳票と同じ見た目で編集できる機能

いきなりすべての操作を電子化しましょうといわれても、これまで使用していた帳票との違いがありすぎて戸惑う先生方は多いです。見た目を重視しこれまでの帳票とあまり変わらない感覚で入力できるなど、現場の先生方に使いやすい配慮がされている教務システムを選ぶことで、ITスキルに不安を覚える方が多い学校でも導入・活用がスムーズに進みます。

実際の書類と同じ感覚で使える機能

全て入力し終わってから印刷プレビューを表示、再び戻って調整…という作業は正直不便。ですが教務システムの中には印刷プレビューの状態で文字修正・サイズ調整・改行などを入れられるものも。コメント入力が必要な通知表の所見、調査書の特活など、プレビュー画面上で何度も書き直しができ、読みやすく調整が可能です。

PCに不慣れでも扱いやすいデザイン

書類や帳票だけでなく、システムの操作画面全体がよりユーザーフレンドリーになっていると、PCが苦手でも使いやすいでしょう。余計なものを省いてデータと入力欄ばかりだったり、旧式のソフトウェアの場合、PCが得意な人ですら慣れるまでに時間がかかることも。事務作業にしか使わないものだとしても、多少費用をかけても見た目・使いやすさに配慮しておくことで、システムに対してとっつきやすくなり、活用度がぐんと高まるでしょう。

教務システムの主な機能一覧

教務システムには、様々な機能があります。ここでは各機能の詳細をご紹介します。

学生管理

在校生や卒業生の氏名、住所、出身校、成績情報、保護者情報、就職先などと、個別に必要な情報をカルテにして一元管理する機能です。元々別々に管理していた情報を一つにして管理するので、情報の連携ミスなどが防げます。また、問い合わせにもスムーズに対応できるので、負担が軽減されます。

教職員管理

教職員の個人情報や勤怠の状況など教職員に関する情報を管理する機能です。

学校には、教員、非常勤講師、派遣職員と複数にわたる勤務体系があります。勤務区分や勤務時間、出退勤などそれをバラバラで管理するのは負担が大きいものです。バラバラな勤務体系に対応でき、会計・給与システムに連携もできます。

カリキュラム管理

カリキュラム（科目）や時間割情報をデータファイルから一括して登録できる機能です。 なかでも大学は、カリキュラムも学部や学科によって違います。必修科目や単位数にも細かくルールがあり、複雑ななかそれらを組み込むのはとても大変です。このシステムは、ルール設定をすることで、登録と管理の負担が軽減されます。重複してしまうことや登録する際のミスも防ぐことができます。

履修管理

学生がどのカリキュラムを履修しているのかを管理する機能です。

登録方法は、生徒自身がインターネットや学校の端末より入力か提出書類にあわせて職員が入力するのかを各学校に合わせて選択することが可能です。情報は、学生も教員もそれぞれ閲覧でき、どの学生が登録を済ませていないのかを把握することもできます。

成績管理

学生の成績や試験情報を管理する機能です。各生徒別に成績や単位取得状況が集計でき、学生は、簡単に自分の成績が閲覧することが可能です。

必要な情報を自分で把握することが可能なので、学生はどこまでできたのかなど認識でき、管理がしやすくなります。また、他のシステムとも連携ができるものもあります。

証明書発行

卒業証明書や在学証明書、学生証と学校に関わる証明書のデータを作成する機能です。 証明書自体の様式も学校ごとに設定が自由にでき、多言語対応の可能です。証明書発行の機械と連携させれば、発行業務のほとんどの部分が自動化され、より簡単に取得することができます。

健康診断管理

奨学金申請の出願状況や選考、採用状況などを管理する機能です。

学校独自の奨学金制度や日本学生支援機構の奨学金など、奨学金に関するものを一括で管理できます。奨学金の事務は、難しい面もあり誰かに特化してしまうところもあるのですが、奨学金の支給管理を活用することで、情報共有が促せます。

奨学金支給管理

教職員の個人情報や勤怠の状況など教職員に関する情報を管理する機能です。

学校には、教員、非常勤講師、派遣職員と複数にわたる勤務体系があります。勤務区分や勤務時間、出退勤などそれをバラバラで管理するのは負担が大きいものです。バラバラな勤務体系に対応でき、会計・給与システムに連携もできます。

奨学金支給管理

教務システムで管理される情報の電子版を作成、更新、管理を一括でする機能です。

休講や教室変更の連絡をする電子掲示板や学生が自分の履修科目や成績の確認をできるサイトの運営に利用することができます。最近では、この情勢に対応してオンライン授業の運営の支援などを行うシステムもあるようです。

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