指導要録の入力ミスと手間を軽減

指導要録の手間・入力ミスを解決するには？

指導要録を電子化するには、おもに以下の情報を入力する必要があります。

学籍に関する記録

• 学級、整理番号
• 児童・生徒の氏名、生年月日、性別、住所
• 保護者の氏名、住所
• 入学前の経歴
• 編入学・転入学・転学・退学等
• 入学・卒業
• 進学先・就職先等
• 学校名及び所在地、校長氏名印・学級担任者氏名印

指導に関する記録

• 出欠
• 各教科の学習（観点別学習状況・評定）
• 総合学習時間
• 特別活動
• 行動
• 総合所見及び指導上参考となる諸事項

生徒の人数分×各教科の細かな情報、ともなると、学校全体での指導要録はとんでもないボリュームになります。内申書などが必要になった際、紙ベースで管理された情報を見ながら何名分もの書類を作成する、となると入力ミスが無いように作業するのは至難の業です。万一ミス無しで仕上げたとしても、途方も無い手間がかかるだろう、ということは簡単に理解できるでしょう。

教務システムが実装されていない学校は、授業の準備、生徒との交流、新しい指導内容の習得などただでさえ時間が無く多忙を極める教員陣にとんでもない酷な仕事をさせているのです。

また、この指導要録は生徒卒業後20年間は保管しておく義務が課されているため（※）、紙ベースでの保管だとかなりのスペースが必要となり、いざ過去のデータ参照が必要となった時に取り出すのもかなりの苦労を強いられます。

これらの手間・入力ミスを解消するには、過去のデータを電子化して簡単に参照できるようにする何らかのデータベースシステムが必要になるでしょう。

参照元：文部科学省/指導要録について【PDF】
https://www.mext.go.jp/b_menu/shingi/chukyo/chukyo0/gijiroku/__icsFiles/afieldfile/2017/12/25/1399722_14_1.pdf

教務システム・校務支援システムがもたらす利点

学校教育の現場に合うように作られている教務システムを利用することで、かなりの業務が楽になることが想定されます。

特に出欠の記録などは授業を始める前にサッと入力するだけで日々のデータ蓄積が可能ですし、各生徒に対して特記すべき行動・所見が発生した時にもその場ですぐにシステム上に記録を残せます。

指導要録に入力されたこれらの情報は内申書として活用されるものであり、入試シーズンなどほぼ生徒全員の内申書が一度に必要になる時期でも全員分の内容をミス無く細かく伝える事が可能です。

また、先ほど過去20年保管する義務があると言いましたが、学校で保管するならハードディスクやCDROMなどを用いればほぼ場所は取りません。もしくはオンラインでクラウド保管すれば、学校側で一切のデータを持つことなくインターネット上で管理できます。

教員陣に余計な手間を取らせない、そして保管場所にも困らない。教務システム・公務支援システムは指導要録の入力・管理面においてかなり役に立つと言っても差し支えないでしょう。

先生にも生徒にもやさしい！
教務システム選定ガイド