教務システムの買い替えに際して

教務システムが古くなり買い替えを検討している場合も、導入直後と今現在は校内ネットワーク環境やPC普及率などが異なるため、新たなデータベースを構築し移行させたほうが便利な場合もあります。今の環境にこだわらず、様々な教務システムを比較しましょう。

教務システム買い替えの3ポイント

教務システム買い替えの場合はゼロからのスタートではありませんから「以前よりも仕事が楽になる」「経営力が上がる」かどうかが大切です。また、既存のシステム内のデータを移行できるものを選ぶことで、過去データもそのまま利用できます。

現状の課題をクリアできるか

まずは今使っているシステムでどんな問題があるのかを洗い出し、解決できるものを選びましょう。また、古いシステムを使っている学校で「もっとこうできたら良いのに」と考えている内容は、最新の教務システムでは既に網羅されている可能性も高いです。

また、各学校の要望を受けてカスタマイズやオプションを取り入れたりと、昔よりも教務システムの自由度はぐんと上がっています。メーカーに連絡すると実際に学校でデモ実演をしてくれますので、その際に今ある課題についても対応可能か聞いてみると良いでしょう。

管理担当に負担がかからないか

新しい校務システムを導入した後、システムの使い方を全員がマスターするにはしばらく時間がかかります。また、その場で使い方のレクチャーをするのは、メーカーのスタッフではなく、おもに管理担当に任命されてしまった先生です。

今までのシステムと使い方・機能の名前がガラリと変わってしまうと質問が集中する上、管理担当も普段の業務に加え教務システムのマニュアルを頭に入れておかなければならず、現場にとんでもない負担がかかります。

なるべく誰もが使いやすいインターフェースであったり、旧システムから変わった機能はメーカー側が各学校に即したマニュアルを用意してくれるなど、システム側でもサポート体制が充実している会社を選ぶべきです。

クラウドか、オンプレミスか

昔はソフトを購入、学内データベースでしか稼動しない「オンプレミス」が主流でした。インターネットが不要で動作が安定しているのがメリットですが、柔軟なカスタマイズには向かず、アップデートも新たにソフトを購入する必要があります。

そこで近年徐々に出てきているのが「クラウド」です。こちらはソフトはWeb上のみ、データも外部サーバーで管理しており、カスタマイズなども柔軟に対応できます。しかし外部サーバーに重要データを置いたり、ネットワーク環境が無いと作業できないなど、学校への導入にはまだハードルが高い状況です。

両者の良いとこ取りをし、オフラインでも便利に使える「Webサーバー設置で学内クラウド」「Webサーバー＋ソフトウェアインストール」などの教務システムも増えてきています。

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まとめ

まずは学内のインターネット状況やデータ管理の方針を確認し、一番便利に使いこなせるタイプを選定しましょう。

その上で現行システムで足りていない部分、増えて欲しい機能の洗い出しを充分に行うこと、そして運用開始後のサポート体制はどうなのか、などなどしっかり比較することで、導入後の「こんなはずじゃなかった」を防げます。

今よりぐんと使いやすい教務システムで、余計な負担をどんどん無くしていきましょう。